Souvent exploités de manière distincte pour la dématérialisation de documents et l’optimisation de processus en entreprise, la GED — Gestion Électronique des Documents — et le BPM — Business Process Management — disposent pourtant de nombreuses synergies. En effet, la cohérence des documents techniques est aujourd’hui l’une des clés pour des processus efficaces. Toujours plus connectées et basées sur une information consultable en temps réel, les solutions de BPM doivent donc s’appuyer sur les fonctionnalités innovantes de la GED. Ce faisant, l’entreprise assure à la fois un meilleur respect des normes et une disponibilité permanente de l’information pour les collaborateurs et partenaires. Pour les DSI, le sujet est complexe mais l’enjeu est important : en se montrant pionnières en la matière, les entreprises peuvent faire prendre une longueur d’avance à leurs processus et ouvrir la voir à un fonctionnement en entreprise étendue.

 

GED et BPM : deux outils clés en entreprise

La Gestion Electronique des Documents et le Business Process Management sont deux types de solutions logicielles aujourd’hui largement implantées dans les entreprises. La première assure la conservation, l’organisation et la diffusion des documents techniques clés liés à l’activité. Du stockage à proprement parler à la validation des documents par signature électronique en passant par la création automatisée de fichiers, la GED rassemble un grand nombre de fonctionnalités pour l’utilisation de supports documentaires toujours parfaitement classés et opérationnels.

Le BPM permet quant à lui de modéliser les processus de l’entreprise, de corriger les défauts et d’optimiser l’intervention humaine grâce à des fonctions d’automatisation, de modélisation et de simulation. Source de plus traçabilité et d’agilité, les solutions BPM offrent une cartographie complète des processus et permettent d’établir un fonctionnement plus fluide grâce à des méthodes harmonisées.

Bien que différents en apparence, les deux types d’outil ont beaucoup à partager et leurs actions sont d’ailleurs intimement liées. L’intérêt de traiter simultanément la GED et le BPM est notamment que l’information fournie par la GED est une base essentielle pour le BPM, auquel elle apporte une grande précision.

 

Une communication rare entre GED et BPM

Bien souvent considérée comme un outil de stockage uniquement, la GED souffre d’un manque d’interaction avec les autres solutions logicielles existantes. Fortement cloisonnée, elle a pourtant beaucoup à apporter à des outils tels que le BPM. Ce dernier gagnant en popularité, les entreprises commencent à porter un autre regard sur les solutions de GED et à prendre conscience des synergies possibles entre les deux logiciels. En effet, outre la bonne affectation des collaborateurs au sein des processus, le BPM doit assurer une circulation fluide et rapide des documents techniques. Ceci implique un classement cohérent des données, des formats adéquats et simples à consulter par tous, ainsi qu’un niveau de sécurité optimal des documents. La GED permet justement cette administration très pointue des données et facilite l’échange maîtrisé de documents grâce à une attribution fine des droits d’accès. Le suivi complet des actions est également un élément clé, puisque la traçabilité est un principe essentiel de l’optimisation des processus.

L’association entre GED et BPM fait naître des processus très dynamiques, au sein desquels l’information peut être consultée, actualisée ou validée à tout moment sans créer de latence dans les workflows. Les processus eux-mêmes, une fois cartographiés, peuvent être consignés dans l’outil de GED pour un suivi optimal. Grâce à sa capacité de création de documents, la GED permet également d’améliorer la gestion des formulaires, des éléments cruciaux au sein du BPM, ou encore d’enrichir les analyses et les rapports produits par celui-ci.

Le recours de plus en plus fréquent au travail collaboratif légitime lui aussi l’utilisation de la GED conjointement avec le BPM. Ainsi, les documents numériques peuvent être partagés intelligemment, sans faille de sécurité, et en disposant toujours d’une version parfaitement actuelle.

 

S’appuyer sur les normes pour gagner en qualité

Les solutions de GED et de BPM assurent le respect scrupuleux des normes en vigueur, qu’il s’agisse de formulation des documents techniques ou de modélisation des processus, ce qui améliore la qualité des données. Elles représentent donc l’opportunité d’instaurer plus de constance dans les méthodes, individuellement mais aussi lorsque toutes deux sont utilisées ensemble au service du collaboratif. Cette gestion rigoureuse est particulièrement indiquée dans les situations de partenariat entre entreprises, puisqu’elle permet de parler le même langage dès le commencement d’un projet. Mais un fonctionnement complémentaire de la GED et du BPM a également beaucoup d’intérêt en interne : il facilite la collaboration et la compréhension entre des services exploitant souvent des méthodes bien différentes. En se basant sur des documents types disponibles à chaque étape du workflow, on crée des processus dans lesquels chacun peut s’impliquer.

D’autre part, le respect des normes est directement au service de la qualité. En unifiant les outils, il devient possible de contrôler à tout instant la validité des supports utilisés et de mieux cibler les processus à optimiser. L’accès aux documents via la GED assure de l’agilité dans la mise en place de nouvelles actions. La qualité du produit final est directement impactée, mais le dynamisme et l’image de l’entreprise le sont également : les collaborateurs, partenaires et clients bénéficieront tous directement de l’association de la GED et du BPM et seront plus satisfaits au quotidien.

La gestion des documents tout au long de leur cycle de vie est donc en parfaite résonance avec celle des processus. Ces deux éléments suivent une série d’étapes clés et sont amenés à communiquer étroitement à de nombreuses reprises. Si l’association des solutions de GED et de BPM paraît très logique, leur intégration représente encore une charge importante pour les entreprises. Les DSI ont pourtant tout intérêt à adopter une approche plus globale lors de l’intégration de ces outils : une communication plus automatisée entre eux permet d’économiser du temps et des ressources. L’évolution des logiciels du marché vers une plus grande compatibilité permet, peu à peu, d’envisager des applications connectées et complémentaires qui enrichiront les processus et amélioreront naturellement la qualité des outils de BPM.