Encourager ses collaborateurs à travailler ensemble ne se limite pas à décloisonner l’entreprise en offrant des postes de travail portables ou des espaces détente pour favoriser les échanges entre collègues. Le véritable défi du travail collaboratif consiste en la centralisation des activités dans le cadre de projets communs et/ou simultanés afin de faciliter leur accès à tous les services concernés. Pour ce faire, des plateformes collaboratives de gestion de portefeuilles de projets sont désormais disponibles dans le Cloud. Quels en sont les objectifs et les avantages mais aussi le mode d’utilisation de ces nouvelles apps ?
La plateforme digitale collaborative : ses objectifs
La mission principale d’une plateforme digitale de gestion de projet est de privilégier le travail collaboratif, c’est-à-dire de rehausser le niveau de qualité en matière de communication et de coopération entre toutes les personnes impliquées dans un projet et à encourager l’innovation lors des échanges. La plateforme digitale collaborative est également indispensable pour mieux prioriser, organiser et assurer le suivi des projets, incluant la gestion des ressources humaines, financières et matérielles et la gestion des délais. Il est peut-être donc temps de songer à changer votre outil de gestion des portefeuilles de projet…
Les (très) nombreux avantages à la centralisation du collaboratif
Le recours à une plateforme digitale collaborative de gestion des projets dans l’organisation apporte plusieurs avantages :
- Facilité d’accès : disponible dans le cloud, cet outil de gestion est facilement accessible par tous les utilisateurs, peu importe la zone géographique où ils se trouvent.
- Regroupement des outils de travail : l’utilisation d’un logiciel de gestion des portefeuilles de projets (GPP ou PPM en anglais) permet de regrouper les informations nécessaires à une séance de travail et d’éviter ainsi l’éparpillement qui occasionne d’inutiles pertes de temps (gestion des flux documentaires, briefs projets, acteurs…).
- Adaptabilité accrue : la plateforme digitale collaborative permet aux membres d’une équipe impliqués dans un projet de mieux faire face aux changements qui ne manquent jamais de survenir en cours de projet.
- Aide à la prise de décision : les plateformes digitales destinées à la gestion de projet contribuent à soutenir la prise de décision rapide et efficace lors des rencontres grâce à l’accès direct à l’information requise.
- Renforcement de la qualité du dialogue : en plus de constituer une précieuse aide à la décision, une plateforme collaborative se révèle être également une aide au dialogue et à la collaboration.
- Propulseur de nouvelles idées : le modèle de travail collaboratif que propose l’espace digital peut servir à exprimer des idées empreintes d’innovation susceptibles de modifier avantageusement la trajectoire des projets en cours de réalisation.
- Développement des talents par le partage des compétences : les membres des équipes partagent de l’information et des documents lors du comité projet. Mais une plateforme digitale collaborative va au-delà de cela en leur permettant aussi de partager leur expertise en vue de développer les talents.
- Transparence : la centralisation de l’information rend les plateformes collaboratives de gestion de portefeuilles de projet d’une transparence sans faille. Tout le monde a accès à la même information, aux mêmes outils, en même temps.
Les principes de base sur lesquels repose l’utilisation d’une plateforme digitale
Vous avez décidé de gérer vos projets à l’aide d’une plateforme digitale ? Avant de vous lancer, prenez note des quatre principes suivants.
- Si, en tant que dirigeant d’entreprise, vous êtes convaincu des avantages que procure un tel logiciel pour gérer l’ensemble de vos projets, vos collaborateurs doivent eux aussi bien comprendre la teneur des bénéfices des outils de gestion de portefeuilles de projet.
- Dès la mise en place des nouveaux outils, il est essentiel d’organiser une formation pour vos équipes pour qu’ils apprennent sans délai à les utiliser convenablement.
- Les membres de la direction doivent démontrer de l’enthousiasme à utiliser les outils de PPM qu’ils proposent ainsi qu’une entière implication afin de motiver leurs collaborateurs.
- Prenez enfin tout le temps qu’il vous faut pour vous approprier votre nouvelle méthode de travail et démontrez la même patience envers vos collaborateurs.